Система электронного документооборота (СЭД) простыми словами

С каждым годом все больше предприятий отказываются от бумажных носителей в документообороте, что обуславливается неудобством, а также дополнительными трудозатратами и финансовыми расходами. Практика показывает, что электронный документооборот (сокр. ЭДО) отличается не только удобством, но и функциональностью, поскольку позволяет затрачивать минимум времени на формализованные процессы.

Особенности и специфика электронного документооборота​

Если говорить по-простому, электронный документооборот - это совокупность программ, которые обеспечивают создание, редактирование, установление прав доступа, а также распространение файлов в компьютерной сети на уровне конкретного предприятия. Сегодня СЭД – это новый стандарт, который активно набирает популярность и является неотъемлемой частью современного предприятия.

Для внедрения CЭД заказчик приобретает программный пакет, который устанавливается на сервер предприятия с последующей настройкой и предоставлением прав контроля и редактирования согласно полномочиям. Для установки нередко требуется приобретение дополнительных аппаратных средств, к числу которых относятся сетевое оборудование, сервер, кабельные линии и прочие.

Разработка системы электронного документооборота​

Исторически первые попытки создания электронного документооборота предпринимались еще в 80-х годах прошлого века. Однако только с начала 2000-х появилась возможность активного внедрения, благодаря разработке нового движка WorkFlow, что позволило качественно изменить подход и оптимизировать электронные документы.

Только в 2005 году был разработан и утвержден качественно новый принцип Enterprise Content Management (ECM), в основе которого лежит связь «СУБД — сервер — интерфейс». Это позволило вывести систему электронного документооборота на качественно новый уровень и начать эффективно внедрять его в практическое делопроизводство.

Функциональные особенности из свойства СЭД​

Для лучшего понимания роли электронного документооборота в современном предприятии, стоит отметить главные преимущества такой системы:

• ускорение работы по разработке тех или иных документов, поскольку после создания, он мгновенно доставляется адресу вне зависимости от места его фактического расположения;
• четкое отслеживание, на какой стадии находится документ (у какого руководителя на согласовании или подписи);
• более эффективное планирование, что позволяет задавать автоматический срок отправки и поступления тех или иных документов;
• удаленный доступ в режиме 24/7, для чего достаточно только иметь право доступа, что позволяет отправлять документы из любой точки земного шара;

Нужно отметить, что при внедрении электронного документооборота, каждому официальному документу присваивается уникальный идентификационный номер, что исключает риск повторов и задвоений. В заключение стоит отметить, что система электронного документооборота качественно повышает конкурентные преимущества любого предприятия.