Знакомимся с функциями и примерами работы в CRM-системе

Автоматизация, в начале своего развития, отводилась лишь крупным компаниям, но в настоящее время цифровые инструменты успешно внедряются в организации среднего и небольшого размера. Предприниматели стремятся упростить бизнес-процессы, одновременно повышая продуктивность своих компаний.

Полноценное внедрение и эффективная работа с CRM являются ключевыми факторами для построения стабильной и результативной организации. Система CRM сама по себе предполагает управление взаимоотношениями с клиентами, что делает ее неотъемлемой частью в стремлении к увеличению конверсии первичных продаж, повторных сделок и кросс-продаж, а также в изучении потребностей клиентов и оптимизации маркетинговых процессов для улучшения взаимодействия с аудиторией.

Как понять, что вам нужна CRM-система?​

Как определить, когда необходима CRM-система? Работа в CRM-системе иногда вызывает опасения у предпринимателей и их команд, привыкших к старым методам. Многие руководители беспокоятся о том, что затраты на внедрение подобного инструмента не оправдают себя, а переход к нововведению потребует дополнительных усилий и времени для адаптации. Это обусловлено недостаточным пониманием преимущества такой платформы для компании, а для сотрудников, в свою очередь, внедрение CRM означает дополнительные трудозатраты на обучение и ведение дел. В каких ситуациях установка CRM является неотложной необходимостью?

• Потеря клиентов: Если у вас постоянный поток клиентов, но данные о них хаотичны и разбросаны по разным источникам, таким как электронная почта, телефонные звонки и другие каналы коммуникации, то у вас есть проблема. Разнородные данные ведут к затруднениям в оперативной связи с заказчиками, что может замедлить работу и снизить лояльность клиентов, подразумевая, что компания не проявляет достаточного интереса к взаимодействию с потенциальными покупателями.
• Потеря информации: Если вы ведете реестры в разных журналах и таблицах, ручное внесение данных отнимает много времени. Различные места хранения информации, такие как компьютеры сотрудников, облачные хранилища или общие серверы, усложняют доступ к данным в нужный момент.
• Рутинные процессы: Ежедневные рутинные задачи, такие как создание счетов или уведомление клиентов об успешном платеже, могут отнимать много времени. Автоматизация этих задач, например, с использованием автонапоминаний или предварительной обработки входящих лидов, позволит сотрудникам сосредотачиваться на более важных проектах, улучшая бизнес-процессы и повышая продуктивность.
• Нарушение дедлайнов: Отсутствие отслеживания времени на выполнение задач может привести к работе над проектами в течение неподходящих сроков, что в итоге сказывается на дедлайнах и эффективности компании.
• Бесконтрольность работы менеджеров: Невозможность отслеживать продуктивность сотрудников приводит к тому, что руководитель теряет контроль над командой, что в конечном итоге может привести к снижению эффективности работы.
• Неверное распределение бюджета: Отсутствие системы отслеживания поступлений и расходов может привести к неоправданным бюджетным затратам, вызывая кассовые разрывы и рост расходов, что в будущем может сказаться на здоровье бизнеса.

Как выбрать подходящую CRM-систему для вашего бизнеса?​

После принятия решения о внедрении CRM в вашей компании, становится крайне важным понимание особенностей различных типов CRM-систем, представленных на рынке. Существует множество вариантов с инструментами, способными адаптироваться под уникальные потребности различных бизнесов.

По обработке информации:

• Операционные CRM: Эти системы стремятся улучшить взаимодействие с клиентами и укрепить лояльность к компании. Они автоматизируют рутинные задачи, систематизируют данные по сделкам и организуют рабочие процессы. Встречаются редко в чистом виде и могут требовать дополнительных инструментов.
• Аналитические CRM: Внедряются, в основном, в отделы маркетинга для сбора данных о клиентах, оценки эффективности конверсии и формирования успешных стратегий продвижения.
• Коллаборационные CRM: Направлены на сбор обратной связи от клиентов, что позволяет эффективно работать с запросами и отзывами из различных каналов коммуникации.
• Комбинированные CRM: Популярные решения, объединяющие операционные и аналитические возможности, что позволяет эффективно управлять сделками, проектами и многим другим.

Коробочная и облачная:

• Облачная CRM: Хранит данные в облачном хранилище и предоставляет онлайн-доступ из любой точки мира. Гибкость, регулярные обновления и поддержка от разработчиков делают ее привлекательной, хотя существуют ограничения для определенных заказчиков.
• Коробочная CRM: Требует крупных затрат для внедрения, но обеспечивает внутренний доступ к данным. Она подходит для глубоких кастомизаций и одноразовых выплат, но требует инфраструктурных затрат и больше времени на запуск.

Универсальная и отраслевая:

• Универсальные CRM: Предоставляют стандартные инструменты и подходят для большинства компаний, предоставляя комбинированный функционал.
• Отраслевые CRM: Специализированные системы, адаптированные под конкретные бизнес-потребности, такие как логистика или контроль склада.

Выбор подходящей CRM-системы зависит от уникальных потребностей вашего бизнеса, бюджета и готовности к изменениям в процессах работы. Подберите решение, которое наилучшим образом сочетается с вашими стратегическими целями и внутренними процессами.

Какие возможности предоставляют CRM-системы для эффективного управления бизнесом?​

CRM-системы обладают многочисленными инструментами, и не все из них будут подходить вашему бизнесу. Тем не менее, существует определенный перечень функций, которые обеспечивают разумную автоматизацию бизнес-процессов. Особенно важно знать, как эффективно использовать правила работы CRM в сфере продаж.

• Управление сделками и клиентами: Продвинутая CRM-система собирает данные из различных коммуникационных каналов, создавая клиентскую базу. Это позволяет автоматически формировать сделки с клиентами и отслеживать всю историю взаимодействия. Интеграция с почтой и IP-телефонией обеспечивает возможность совершения звонков и отправки писем прямо из системы, улучшая оперативность работы менеджеров.
• Работа с проектами и задачами: CRM-система позволяет автоматически создавать проекты на основе сделок, назначать ответственных менеджеров для взаимодействия с клиентами и привязывать задачи, обеспечивая их эффективное выполнение. Внутри задач можно отслеживать трудозатраты, используя дополнительные инструменты, такие как тайм-трекер.
• Выстраивание воронок продаж: Знание правил работы в CRM в сфере продаж крайне важно. Создание нескольких воронок помогает поэтапно направить клиента к покупке, отслеживая эффективность конверсии и выявляя, на каком этапе клиент отказывается от сделки. Структурированная информация по сделкам и лидам в воронке предоставляет полную картину процесса.
• Отчеты и аналитика: Автоматическое формирование отчетов в CRM-системе позволяет отслеживать конверсии по сделкам и лидам в выбранный период. Этот инструмент также обеспечивает возможность оценить количество успешных и неудачных сделок, а также получить результаты продуктивности сотрудников и эффективности стратегии компании.
• Счета и акты: В некоторых CRM-системах можно формировать счета, акты и предложения прямо из сделки. Например, в Perfectum CRM вы можете оперативно создать счет на оплату и отправить его клиенту по электронной почте. Система автоматически уведомляет о крайнем сроке оплаты и фиксирует поступление денежных средств.
• Финансы: CRM-система позволяет отслеживать поступления и затраты в бизнесе, предоставляя полную информацию о финансовом состоянии компании. Это предотвращает кассовые разрывы и позволяет выявить ошибки в распределении бюджета.
• Автодействия: Автоматические действия в CRM улучшают оперативность взаимодействия с клиентами и повышают их лояльность. Настройка уведомлений о важных этапах в работе с клиентами, отправка автоматических коммерческих предложений и писем значительно оптимизируют процессы обслуживания клиентов.

Итоги​

Эффективное использование CRM-системы не только повысит эффективность вашей команды, но и способствует увеличению прибыли компании. Однако, для того чтобы этот инструмент наилучшим образом служил вашему бизнесу, важно глубоко понимать его особенности и возможности, особенно в контексте вашей отрасли. При выборе подходящей платформы рекомендуется обдуманный подход, возможно, даже после консультации с опытным разработчиком, который сможет рассказать о полном функционале.

CRM-система предоставляет уникальные возможности для систематизации процессов, улучшения взаимодействия с клиентами и упрощения повседневных операций. Однако, ключевым фактором успешной интеграции является не только ваше стремление освоить этот инструмент, но и внимательное обучение персонала, чтобы использовать его наилучшим образом. Кроме того, важно понимать, как CRM может эффективно поддержать развитие вашего бизнеса, способствуя его росту в различных направлениях.

Выбор CRM-платформы должен быть осознанным и соответствовать специфике вашего бизнеса. Взаимодействие с разработчиками позволит получить полное представление о функционале и оптимальных возможностях интеграции. Имея четкое представление о том, как CRM соответствует уникальным потребностям вашей отрасли, вы сможете максимально раскрыть ее потенциал, обеспечивая устойчивое развитие и успешное процветание вашего бизнеса.